Как оцифровать трудовую книжку без риска потерять стаж и с соблюдением всех правил
Украинские трудовые книжки необходимо оцифровать до 10 июня 2026 года, после чего они выйдут из оборота, хотя и не перестанут быть действительными. Коротко про – о том, как перевести бумажную трудовую в электронный вид.
Кому надо оцифровать трудовые как можно скорее?
По разъяснениям ПФУ, приоритет отдается оцифровке книжек лиц, которым до пенсии по возрасту осталось менее 2 лет, и тех, чьи записи датируются до 2000 года. Важно не откладывать: до июня осталось меньше 8 месяцев, после чего бумажные книжки утратят статус основного документа, но стаж все еще можно будет подтвердить альтернативными способами. ФЛП или работодатели обязаны помочь своим работникам в оцифровке, но и сами работники должны проявить самостоятельность и позаботиться о своих документах. Рекомендуется начать с проверки ЭТК в кабинете на веб-портале ПФУ, чтобы узнать, оцифрована ли уже ваша книжка.
Трудовые книжки пенсионеров не оцифровываются, поскольку по ним уже сформированы пенсионные дела.
Кто может подавать данные для оцифровки трудовой книжки?
Подать данные могут как работники (самостоятельно через личный кабинет застрахованного лица на веб-портале ПФУ), так и работодатели (через кабинет страхователя). Передача осуществляется один раз, при смене работы повторное сканирование не требуется. Процесс доступен через веб-портал электронных услуг ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Неподача скан-копии до 10 июня 2026 года не приведет к потере стажа - периоды до 2004 года будут подтверждаться бумажными документами в установленном порядке.
Как оцифровать бумажную трудовую книжку?
Оцифровка состоит из подготовки документа, проверки (аудита), сканирования, загрузки и мониторинга. Перед сканированием проведите проверку, чтобы избежать отказа ПФУ из-за ошибок.
Проверка данных
- Проверка титульного листа: ФИО (фамилия, имя, отчество) - полностью, без сокращений или инициалов; дата рождения - по паспорту. Для изменений ФИО (например, после брака): зачеркните старое ФИО одной чертой, запишите новое. На внутренней стороне обложки укажите документ (паспорт, свидетельство о браке), его номер и дату выдачи, заверьте подписью и печатью;
- проверка подписей и печатей: на титульном листе - подпись владельца книжки, подпись кадровика и печать предприятия;
- анализ записей в разделе «Сведения о работе»: каждая запись о приеме-увольнении должна содержать дату, полное название предприятия, должность, номер и дату приказа. Изменения названия предприятия - отдельной записью со ссылкой на распорядительный акт. Записи об увольнении - со ссылкой на статью КЗоТ, заверенные печатью. Избегайте зачеркиваний или исправлений - записи должны быть аккуратными.
Устранение недостатков
- Текущий работодатель исправляет ошибки (даже после предыдущих работодателей). Если предприятие ликвидировано, это делает правонаследник или госархив;
- исправление записей: они не зачеркиваются, а добавляются новые, например: «Запись за № X недействительна» с повторением даты/номера приказа и ссылкой на исправительный документ;
- если ФИО не совпадает с паспортом, тогда придется идти за судебным установлением принадлежности трудовой книжки конкретному владельцу.
Сканирование документа
- Сканируйте цветные копии для четкости, а не черно-белые;
- сканируется титульный лист и все заполненные страницы с записями в хронологическом порядке;
- все снимки должны быть четкими, без теней, отображающие все реквизиты (подписи, печати);
- формат файла - JPG или PDF;
- размер файла - не более 1 МБ на файл (количество файлов не ограничено);
- используйте сканер или мобильное приложение с высоким разрешением (минимум 300 dpi).
Загрузка и подача через портал ПФУ
- Авторизоваться на portal.pfu.gov.ua с помощью КЭП. Квалифицированную электронную подпись можно получить в аккредитованном центре или через онлайн-банкинг (ряд банков, в частности, Приват, Ощад и другие, выступают в качестве изготовителей КЭП);
- работники заходят на веб-портале ПФУ в кабинет застрахованного лица, работодатели - в кабинет страхователя;
- в разделе «Коммуникации с ПФУ» выбрать сервис «Сведения о трудовых отношениях» или «Сведения о трудовой деятельности работника»;
- заполнить форму, ввести РНОКПП и ФИО (кнопка «Поиск» для проверки), дать согласие на обработку персональных данных;
- нажать «Добавить файл», выбрать тип документа (трудовая книжка), загрузить скан-копии;
- подписать обращение электронной подписью (выберите ключ, введите пароль);
- нажать «Подписать и отправить в ПФУ».
Мониторинг и обработка
- Просмотрите статус в разделе «Мои обращения» или «Сведения о трудовых отношениях» (укажите РНОКПП или период);
- ПФУ обрабатывает данные, оцифровывает записи и вносит в ЭТК в течение 30 дней. Если есть замечания (ошибки, дополнительные документы), ПФУ пришлет уведомление. Исправьте и подайте повторно;
- после обработки данные появятся в ЭТК в личном кабинете.
Бумажные трудовые книжки лучше не выкидывать, они остаются действительными минимум до 2026 года.
Можно ли подтвердить трудовой стаж другими способами?
Если по каким-либо причинам оцифровка трудовой книжки невозможна (например, документ утерян, поврежден или содержит некорректные записи), трудовой стаж до 1 января 2004 года можно подтвердить альтернативными документами. Эти способы также будут применяться после 10 июня 2026 года, когда бумажные трудовые книжки утратят статус основного документа.
Документы, подтверждающие стаж
- Справки с места работы. Выдаются текущим работодателем, правонаследником ликвидированного предприятия или государственным архивом. Справка должна содержать ФИО, период работы, должность, номер и дату приказа о приеме/увольнении, печать и подпись ответственного лица.
- Выписки из приказов. Они подтверждают факт приема, перевода или увольнения. Запрашиваются в архивах предприятий или государственных архивах.
- Трудовые договоры и соглашения (если они содержат даты и условия работы, заверенные подписями сторон).
- Ведомости начисления заработной платы. Подтверждают периоды работы и выплаты страховых взносов.
- Членские билеты профсоюзов (если в них зафиксированы взносы за периоды работы).
- Военный билет для подтверждения стажа военной службы.
- Дипломы, свидетельства об обучении для подтверждения периодов обучения в вузах, техникумах или других учебных заведениях, если они засчитываются в стаж.
- Свидетельства ФЛП - документы о регистрации и уплате налогов и сборов.
- Другие документы (архивные справки, выписки из учетных карточек или личных дел).
Если предприятие еще существует, надо запросить справку или копии приказов. Работодатель обязан предоставить такие документы. Если предприятие ликвидировано, следует обратиться в государственный или ведомственный архив по месту его регистрации. Например, Государственный архив области хранит документы ликвидированных предприятий. Необходимые данные: название предприятия, период работы, ФИО.
За консультациями можно обращаться в сервисные центры ПФУ (горячая линия: 0-800-503-753) или отправлять свои вопросы через специальную форму на портале ПФУ.
Вопрос ребром
А если документы отсутствуют или остались на оккупированной территории?
Если документы отсутствуют (например, утеряны в результате пожара или войны), то следует подать в суд иск об установлении факта трудовой деятельности.
Для этого потребуются: показания свидетелей (не менее двух коллег, которые работали с вами в тот период и могут подтвердить это) и косвенные доказательства (фотографии с рабочего места, наградные листы, профсоюзные документы и т.д.). Судебное решение передается в ПФУ для учета стажа.
