Як оцифрувати трудову книжку без ризику втратити стаж і з дотриманням усіх правил
Українські трудові книжки необхідно оцифрувати до 10 червня 2026 року, після чого вони вийдуть з обігу, хоч і не перестануть бути дійсними. Коротко про - про те, як перевести паперову трудову в електронний вигляд.
Кому треба оцифрувати трудові якнайшвидше?
За роз'ясненнями ПФУ, пріоритет надається оцифровці книжок осіб, яким до пенсії за віком залишилося менше 2 років, та тих, чиї записи датуються до 2000 року. Важливо не відкладати: до червня залишилося менше 8 місяців, після чого паперові книжки втратять статус основного документа, але стаж усе ще можна буде підтвердити альтернативними способами. ФОП чи роботодавці зобов'язані допомогти своїм працівникам в оцифровці, але й самі працівники мають проявити самостійність та подбати про свої документи. Рекомендується почати з перевірки ЕТК в кабінеті на вебпорталі ПФУ, щоб дізнатися, чи оцифрована ваша книжка.
Трудові книжки пенсіонерів не оцифровуються, оскільки щодо них уже сформовані пенсійні справи.
Хто може подавати дані для оцифрування трудової книжки?
Подати дані можуть як працівники (самостійно через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі ПФУ), так і роботодавці (через кабінет страхувальника). Передача здійснюється один раз, при зміні роботи повторне сканування не потрібне. Процес доступний через вебпортал електронних послуг ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Як оцифрувати паперову трудову книжку?
Оцифрування складається з підготовки документа, перевірки (аудиту), сканування, завантаження та моніторингу. Перед скануванням проведіть перевірку, щоб уникнути відмови ПФУ через помилки.
Перевірка даних
- Перевірка титульного листа: ПІБ (прізвище, ім'я, по батькові) - повністю, без скорочень чи ініціалів; дата народження – за паспортом. Для змін ПІБ (наприклад, після шлюбу): закресліть старе ПІБ однією рискою, запишіть нове. На внутрішній стороні обкладинки вкажіть документ (паспорт, свідоцтво про шлюб), його номер та дату видачі, завірте підписом та печаткою;
- перевірка підписів та печаток: на титульному листі - підпис власника книжки, підпис кадровика та печатка підприємства;
- аналіз записів у розділі «Відомості про роботу»: кожен запис про прийом-звільнення має містити дату, повну назву підприємства, посаду, номер та дату наказу. Зміни назви підприємства – окремим записом з посиланням на розпорядчий акт. Записи про звільнення - з посиланням на статтю КЗпП, засвідчені печаткою. Уникайте закреслень або виправлень – записи мають бути акуратними.
Усунення недоліків
- Поточний роботодавець виправляє помилки (навіть попередніх роботодавців). Якщо підприємство ліквідовано, це робить правоспадкоємець чи держархів;
- виправлення записів: вони не закреслюються, а додаються нові, наприклад: «Запис за № X недійсний» з повторенням дати/номера наказу та посиланням на виправний документ;
- якщо ПІБ не збігається з паспортом, тоді доведеться йти на судове встановлення належності трудової книжки конкретному власнику.
Сканування документа
- Скануйте кольорові копії для чіткості, а не чорно-білі;
- сканується титульний лист та всі заповнені сторінки із записами в хронологічному порядку;
- всі знімки мають бути чіткими, без тіней, що відображають усі реквізити (підписи, печатки);
- формат файлу – JPG або PDF;
- розмір файлу – не більше 1 МБ на файл (кількість файлів не обмежена);
- використовуйте сканер або мобільну програму з високою роздільною здатністю (мінімум 300 dpi).
Завантаження та подача через портал ПФУ
- Авторизуватись на portal.pfu.gov.ua за допомогою КЕП. Кваліфікований електронний підпис можна отримати в акредитованому центрі або через онлайн-банкінг (низка банків, зокрема, Приват, Ощад та інші, виступають як виробники КЕП);
- працівники заходять на вебпорталі ПФУ до кабінету застрахованої особи, роботодавці – до кабінету страхувальника;
- у розділі «Комунікації з ПФУ» вибрати сервіс «Відомості про трудові відносини» або «Відомості про трудову діяльність працівника»;
- заповнити форму, ввести РНОКПП та ПІБ (кнопка «Пошук» для перевірки), дати згоду на обробку персональних даних;
- натиснути "Додати файл", вибрати тип документа (трудова книжка), завантажити скан-копії;
- підписати звернення електронним підписом (виберіть ключ, введіть пароль);
- натиснути «Підписати та відправити до ПФУ».
Моніторинг та обробка
- Перегляньте статус у розділі «Мої звернення» або «Відомості про трудові відносини» (вкажіть РНОКПП чи період);
- ПФУ обробляє дані, оцифровує записи та вносить до ЕТК протягом 30 днів. Якщо є зауваження (помилки, додаткові документи), ПФУ надішле повідомлення. Виправте та подайте повторно;
- після обробки дані з'являться в ЕТК в особистому кабінеті.
Паперові трудові книжки краще не викидати, вони залишаються дійсними щонайменше до 2026 року.
Чи можна підтвердити трудовий стаж іншими способами?
Якщо з будь-яких причин оцифрування трудової книжки неможливе (наприклад, документ втрачено, пошкоджено або містить некоректні записи), трудовий стаж до 1 січня 2004 року можна підтвердити альтернативними документами. Ці методи також застосовуватимуться після 10 червня 2026 року, коли паперові трудові книжки втратять статус основного документа.
Документи, що підтверджують стаж
- Довідки із місця роботи. Видаються поточним роботодавцем, правоспадкоємцем ліквідованого підприємства чи державним архівом. Довідка повинна містити ПІБ, період роботи, посаду, номер та дату наказу про прийняття/звільнення, печатку та підпис відповідальної особи.
- Виписки із наказів. Вони підтверджують факт прийому, переведення чи звільнення. Запитуються в архівах підприємств чи державних архівах.
- Трудові договори та угоди (якщо вони містять дати та умови роботи, завірені підписами сторін).
- Відомості про нарахування заробітної плати. Підтверджують періоди роботи та виплати страхових внесків.
- Членські квитки профспілок (якщо у них зафіксовано внески за періоди роботи).
- Військовий квиток на підтвердження стажу військової служби.
- Дипломи, свідоцтва про навчання для підтвердження періодів навчання у вишах, технікумах чи інших навчальних закладах, якщо вони зараховуються до стажу.
- Свідоцтва ФОП - документи про реєстрацію та сплату податків та зборів.
- Інші документи (архівні довідки, витяги з облікових карток чи особових справ).
Якщо підприємство ще існує, треба запитати довідку чи копії наказів. Роботодавець зобов'язаний надати такі документи. Якщо підприємство ліквідовано, слід звернутися до державного чи відомчого архіву за місцем його реєстрації. Наприклад, Державний архів області зберігає документи ліквідованих підприємств. Необхідні дані: назва підприємства, період роботи, ПІБ.
За консультаціями можна звертатися до сервісних центрів ПФУ (гаряча лінія: 0-800-503-753) або надсилати свої запитання через спеціальну форму на порталі ПФУ.
Питання руба
А якщо документи відсутні чи залишилися на окупованій території?
Якщо документи відсутні (наприклад, загублені внаслідок пожежі чи війни), слід подати до суду позов про встановлення факту трудової діяльності.
Для цього будуть потрібні: свідчення свідків (не менше двох колег, які працювали з вами в той період і можуть підтвердити це) та непрямі докази (фотографії з робочого місця, нагородні листи, профспілкові документи тощо). Судове рішення передається до ПФУ для обліку стажу.
